【オフィス開設の流れ】計画~物件準備・各種届出・人材募集までのフローを徹底解説!

【オフィス開設の流れ】計画~物件準備・各種届出・人材募集までのフローを徹底解説!

新たなオフィスを開設するには、慣れない作業や手続きに加え、開設後の新たな事業など、非常に多くのタスクが控えています。理想のオフィスを開設し、快適に運営していくためには、オフィス開設準備の流れとポイントをしっかりと把握しておくことが大切です。
ここでは、新規オフィスの設立や支店の開設にあたっての、物件の準備や費用について、各種届出の内容や人材の募集までを、フロー形式で紹介していますので、開設準備にぜひお役立てください。

オフィス開設の流れ①オフィス開設計画とスケジュール作成

まずは、オフィス開設にむけた費用や条件を計画し、開設に向けた全体スケジュールを決めましょう。計画をしっかり行っておくことが、物件探しやタスクの管理をスムーズにします。理想のオフィス運営を実現させるためにも、まずはしっかり計画して準備していきましょう。

オフィスの開設コストを計画する

オフィスを開設するのに、まず考えるべきはコストについてです。賃貸物件というのは、面積が広く、利便性が高いほど、家賃が高いのが基本です。理想のオフィスイメージと、家賃コストのバランスをよく考えて予算を決めていきましょう。
また、オフィス賃貸は、通常の賃貸契約に比べ保証金や権利金、更新料、不動産手数料などの入居コストが高額になる場合がありますので、事前に確認し、開設コストとして準備しておくようにしましょう。
また、オフィスへの引っ越しやオフィス内に新たに設置する家具や備品などのコスト、各種届出にも費用が掛かりますので、それらも含めたコストを開設前に準備する必要があります。

開設スケジュールを作成する

オフィス開設には、様々な作業や手続きがつきものなため、はじめから詳細なスケジュールを組むのはなかなかむずかしいのですが、希望開設日までの大まかなスケジュールを作成しておくことが、作業をスムーズに進められるポイントです。オフィスの規模にもよりますが、概ね開設日の半年前からを目安に大まかなスケジュールを作成しましょう。

オフィス開設場所の条件を計画する

理想のオフィス開設を実現するために、希望の条件をリストアップしておきましょう。さらに、どの条件が優先か、順位をつけておくと、候補物件を絞るときに役立ちます。
立地に関しては、取引先との位置関係や通勤時の利便性、周辺環境といった要素が大きく関わってきます。極端な例を言えば、たとえ都心のど真ん中にオフィスを構えたとして、取引先から遠く、社員の通勤も大変であれば、あまり意味はありません。こうした条件と、賃料コストのバランスを考えておくことが重要です。

<オフィス開設場所の条件例>

◆立地:交通利便性・周辺環境・エリアイメージ
◆面積:人事計画に基づいた1人当たりのスペース
◆予算:固定費・ランニングコスト
◆設備・管理:業務上必要な設備、セキュリティ体制
◆希望開設日  など

オフィス開設の流れ②物件探をスタート!開設場所を決定する

オフィス開設の計画が固まったら、条件にあうオフィス賃貸物件を探していきましょう。まずは立地エリアを選定し、物件探しに移ります。効率よく理想の物件が探せるよう、下記のポイントを抑えていきましょう。

オフィス市況の把握と情報収集をする

オフィスオフィス市況を正確に把握しておくことは、オフィ物件スを選定する際に非常に重要です。オフィス開設物件の条件の妥当性を判断するのに役立つほか、開設日やビルオーナーと条件交渉を行う際にも役立ちます。

補助金や助成金でお得に開設できる

例えばこれまで個人事業主、SOHOとして自宅を仕事場兼用として来た方、あるいはサービスオフィスなどを利用していた方が、次なるステップとしてオフィス規模を拡大するために移転・開設するケースがあります。
そういった場合、オフィスの家賃経費は大きな負担になります。そこで検討したいのが、各自治体などで、新規にオフィスを開設する際に、家賃の補助金や助成金がある制度です。各自治体のホームページで確認することができますので、情報収集のひとつとして調べてみるのもいいかもしれません。

オフィス開設エリアの考え方

【立地・場所】
業種にもよりますが、オフィスを構える場所が企業のブランディングにつながるということを意識して決めましょう。
【交通面】
社員の通勤時間や交通費、主な取引先へのアクセスに配慮し、アクセスが悪い場所は避けましょう。社員の健康や業務効率の悪化を招く可能性があるうえ、固定費増加の原因にもなりますので、しっかり確認します。
【周辺環境】
頻繁に利用する銀行、郵便局、役所などが近くにあるかどうかはもちろん、オフィス内に社員食堂やお弁当を食べるスペースがない場合は、オフィス近くに飲食店が多いかどうかなどのチェックが必要です。

物件探しの前にオフィスプランニングしておく

「オフィスのレイアウトは、物件が決定してからを決めればいいんじゃないの?」と思いがちですが、そうするとレイアウトは案外うまくいかず、結局無駄なスペースが生まれたりします。そうならない為にも、オフィスプランニングは物件の検討に入る前か、検討中の早い段階で進めることがポイントです。
例えば、オフィスに最低限必要な面積の目安は、1人あたり約3.3平方メートル(畳2帖分)×社員数といわれています。これに応接スペースや、OA機器、什器・キャビネット類の設置場所、さらには給湯スペースや休憩室などを必要に応じて加えて、オフィス面積を考えいくというのがいいでしょう。開設後の業務や人数規模をしっかり把握をした上で、オフィス物件を選んでいきましょう。

物件の比較検討・見学のコツ

現地調査を行い開設エリアの候補が絞れたら、広さ・賃貸料などの条件を設定し物件データをピックアップして比較検討をしていきます。その際は、オフィス開設計画で、リストアップした条件を軸に物件を絞り込んでいくのがポイントです。
オフィスの環境は仕事の質を大きく左右します。コスト面も大切ですが、環境面には十分留意して物件の選定を行いましょう。
気になる物件が見つかれば、見学を依頼しましょう。物件見学は基本的に現地集合・現地解散で行われます。現地で質問したいことを事前にチェックリストでまとめておくことで、漏れを防ぎスムーズに見学できます。

【見学時のチェックリスト】

◆利用時間の確認(24時間利用可能であるか)
◆電話回線は何本あるのか ひけるのか
◆ネット回線はどれだけあるのか 固定IPは取得可能か
◆電気検針が、電機会社直接なのか 管理会社検針なのか
 (水道はオフィスの場合共益費に含まれることが多い)
◆空調は全館空調なのか 個別空調か
◆OA式フロアは配線埋め込みなのか
◆造作(内装壁)の確認(本来壁のなかった場所へ仮設で作られている場合あり)
◆サイン・看板代金 テナントビルの表に5階○○株式会社 と表示している場合などに請求される場合がある。 (一回支払えば終わりなのか、毎月___円なのか)

設備・管理面の確認ポイントは?

新しいビルであれば問題ありませんが、古いビルの場合、電気容量が低い場合があります。オフィス開設後に容量不足がわかっても工事に大きな手間がかかりますので、物件を選ぶ際に事前に管理会社に確認しておきます。また、ビルによっては決まった時間にすべての電源が落とされるといった物件もあるため注意しましょう。
車を使う場合は駐車場の有無、使用可能時間の確認が必須です。駐車場の賃料とあわせての確認をしましょう。

トイレや給湯室など共用部の使い勝手や、監視カメラや警備員の配置などのセキュリティ対策も必ずチェックしておきます。物件の選定に合わせて、オーナーの信用調査も行っておくと後のトラブル防止につながります。

物件を契約する流れと手順

気になる物件の比較と見学を重ね、ふさわしい物件がみつかれば、いよいよ契約に進みます。

【賃貸借契約の手順とポイント】

1.入居申込書の提出
2.重要事項の説明
3.預託金の支払い
4.契約書に押印
入居申込書を提出後、ビルオーナーによる信用調査が行われます。入居の承諾が出れば、重要事項の説明を受け、契約の締結を行います。契約時には必要な書類がありますので、準備が必要です。契約後のトラブルを避けるため、押印するまでに契約書の条項すべてをチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者等に納得のいくまで相談しましょう。

【契約時チェックリスト】

◆入居日
◆連帯保証人の有無確認
◆退去する時の明渡し期日
◆管理会社に提出する書類の確認
・会社概要
・登記簿謄本の写し
・経営審査事項の写し

オフィス開設の流れ③オフィスレイアウトを決定し、内装工事がスタート

物件が決まれば、いよいよ開設先オフィスの準備に入ります!オフィスの内装やレイアウトは社員のモチベーションアップや企業のブランディングにもつながるので、特にこだわってじっくり検討したいですね。
また、新しくオフィスを構築する上で、特に気が抜けないのが内装や電気・通信など工事に関する作業です。いずれも、新オフィスのコンセプトや、開設スケジュールに大きく影響するものです。しっかりとタスクを把握したうえで、余裕をもって進めるようにしましょう。

オフィスレイアウトの考え方

エントランス、会議室、応接室、休憩室、収納庫など、来客者と従業員が共有するスペース、従業員のみが利用するスペースの2つに分けて配置を考えるとレイアウトしやすいです。
生産性を高めるためには、動線の確保、什器やOA機器の配置はどうするのかなどレイアウトをしっかりと設計する必要があります。専門業者のアドバイスなども参考にしつつ、具体的なレイアウトプランを決定しましょう。

建築基準法や消防法に注意

レイアウトを決める際は、建築基準法や消防法に留意して決めなくてはなりません。
例えば、建築基準法では、片側にのみ部屋がある場合の廊下の幅は1.2m以上、両側に部屋がある場合の廊下の幅は1.6m以上にしなければならないと定められています。
また、消防法では、オフィスには消火設備・警報設備・避難設備の設置が義務付けられています。消防法に違反すると罰金や拘留などの罰則を受けるため、必ず確認しておきましょう。

工事業者との打ち合わせはしっかり

オフィスレイアウトが決まれば内装工事に取りかかります。内装・レイアウトを具体的に決定するのと同じタイミングで、内装業者の選定も済ませておきます。開設日の3カ月前を目安に内装工事に着手し、1カ月前には工事が完了している状態が理想です。内装工事が始まる前に、レイアウトに漏れがないか、企業イメージにマッチしているかなど、もう一度、内装業者とともにしっかり確認するようにしましょう。

【内装工事確認チェックリスト】

◆連絡は担当者を決め、工事当日まで定期的に行う。
◆セキュリティ/電気/通信/空調工事との調整 内装工事と電機関連、空調関連の工事日がバッティングしないように確認
◆間仕切りや内装に消防法上の問題がないか 内装工事業者立会いのもと、図面と相違がないかを確認
◆途中、レイアウトに変更や追加があった場合などは必ず確認する
◆電源が取りやすい位置にあるか 入居前に確認、必要であれば追加
◆収納スペースは十分か 発注した家具と届いたものでサイズの相違はないかを確認
◆確認工事の段階で追加費用がないかどうかを確認し、最終的な費用を明確に

消防署への届け出が必要な場合

オフィスに仕切りやパーテーションを追加する場合には、消防署への届け出が必要です。また、火災報知器やスプリンクラーなどの設備も増設しなければなりません。
オフィスの用途や面積により、これらの設置基準は異なります。詳しくは消防署に問い合わせるか、内装業者を通じて、専門家に相談するのもひとつの方法です。

オフィス開設の流れ④オフィス内のインフラ環境を準備しよう

社内外の連絡に欠かせない電話回線やインターネットは、オフィスを開設してすぐに使いたいインフラです。電話工事は工事依頼から完了まで1カ月以上掛かる場合もあるため、オフィス物件が決まったら、早めに手配するようにしましょう。
工事費用は電話・パソコンの台数やフロアのレイアウトによって異なります。電話工事とインターネット工事を別々に行うことも可能ですが、配線回りでトラブルが発生する可能性があったり、ネットワークを一本化することでコストが抑えられる場合もあります。電話と通信システムをまとめて検討するのもよいでしょう。

ビジネス電話の導入の流れ

オフィスを新たに開設した場合、電話回線の設置は当然必要となってきます。固定電話がなく、携帯電話のみの会社では、信用度が著しくかけてしまいます。通信費用を比較し、利用する電話回線を決めていきましょう。
利用回線が決まったら、工事業者の選定を行います。電話工事には「工事担任者」や「電気通信主任技術者」の免許が必要なため、必ず専門の業者に依頼します。ビジネスフォンは長期間・常時利用する設備となるので、アフターサービスの内容も確認しておきましょう。
工事業者が決まったら、オフィスレイアウトに合わせて電話の配置を決め、打ち合わせを行います。見積もりを複数の業者に依頼し、費用や工事期間を比較検討するのも良いでしょう。
工事の所要時間はオフィスの広さや電話機の台数により異なりますが、1日~数日程度かかります。電話が不通となる期間は転送や携帯電話で対応するなど、連絡がつかなくなる状況が避けられるような、工事日程を決めましょう。

インターネットの導入流れ

社内インターネットも、電話設備と並んで早めに開通させたいインフラです。
LAN工事の流れは、パソコンやサーバの位置をオフィスレイアウトと合わせて確認し、その後、各機器をつなぐためにLANの配線を行います。個人デスクの他、会議室や応接室など社内ネットワークを利用する場所を確認し、工事業者と打ち合わせておきましょう。社内で無線LANを利用する場合は、無線LAN機器の設置や設定もあわせて行います。
ケーブルを床下に埋め込んだり、天井や間仕切りの間を通したりして配線を隠すと、オフィスの見栄えも良くなります。ケーブル切断などのトラブルも予防できるので配線方法を工夫するのがポイントです。

オフィス開設の流れ⑤オフィス開設の各種届出を準備する

オフィスを新たに開設した場合は、法務局や税務署などの公的機関へ移転を届け出る必要があります。届け出に必要な書類など、事前に把握して準備しておきましょう。(※ここでの紹介は一部の例ですので、詳細は開設されるオフィスがある所在地の公的機関等に確認して進めてください)

法務局への届け出

届出の種類
・「株式会社設立登記申請書」
・「株式会社本店移転登記申請書」など
必要書類:株主総会議事録、定款など
※取締役会の設置の有無や、定款の変更の有無で必要な添付書類が異なります。
提出期限:本店に関わる登記については設立・移転日から2週間以内、支店の場合3週間以内に申請します。
法務局は全国にありますが、オフィス所在地を管轄していて商業・法人登記を取り扱っている法務局へ提出します。登記の費用は、登録免許税として約15万円が必要です。

税務署への届け出

納税地の異動などがあった場合、異動後速やかに申請します。
届出の種類:「異動事項に関する届出」
届出先:異動前の納税地の所轄税務署長
必要書類:登記事項証明書、定款等の写しが必要な場合あり
提出期限:事務所開設後1カ月以内に手続きを終えるようにしましょう。

社会保険に関わる届け出

届出の種類:「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」
届出先 年金事務所(事務センター)
書類 法人登記簿謄本の写し
年金事務所管内で事業所の所在地変更などがあった場合、移転から5日以内に提出します。

雇用・労働関係の届け出

届出の種類:「労働保険名称・所在地等変更届」
届出先:労働基準監督署またはハローワーク
必要書類:登記簿謄本、賃貸借契約書の写しが必要な場合あり
提出期限:変更日の翌日から10日以内

届出の種類:「事業主事業所各種変更届」

届出先:公共職業安定所(ハローワーク)
必要書類:営業許可証、登記事項証明書など
提出期限:変更日の翌日から10日以内

手続きはプロ任せるのもひとつの方法

慣れない手続きを、すべてを一人で行うのはなかなか大変です。その場合は、外部のプロフェッショナルに力を借りることを選択肢に加えましょう。
小規模事業者にとって、税理士は経営の味方となる大切な存在。知り合いのツテなどで紹介してもらうのも手ですが、あなた自身が数人の税理士と会って、最も信頼できると感じた人を選び相談するのも良いでしょう。
最近は、オフィスの開設や移転業務の代行をうたった会社も増えており、インターネットで検索すれば、簡単に見つかります。そういったプロに任せるのもひとつの方法です。代行会社を選ぶ際も、長く付き合えそうかどうか、信頼できそうかどうか、という観点で見てみると良いでしょう。

代行してもらった場合の費用は?

手続きを代行してもらった場合の費用は、すべて自分で行った時に比べるともちろん割高になります。しかし、それに費やす時間と労力を考えると、専門家にお任せしてしまった方がよいかもしれません。
代行料は、代行内容によっても変わってきます。書類作成のみを代行してもらう場合は2万円前後から代行してもらえます。税理士の顧問契約を同時に結ぶと0円で手続きを代行する会社もあるようです。
標準的な代行内容で、5万円~15万円まで幅がありますので、ホームページなどをしっかりと見比べるようにしましょう。

オフィス開設の流れ⑥新しいオフィスに必要なものを準備しよう

オフィス開設では、新たに必要なものが多くでてきます。移転までに余裕を持って準備できるよう、リストアップしていきましょう。

家具や什器類の発注手配をする

新規に事オフィスを開設する場合、必要なオフィス家具や什器類、OA機器などは、新品であれ中古であれ、新たに調達せねばなりません。移転の場合であれば、元のオフィスで使用していたものを移動して流用というやり方もできますが、そうもいきません。
新規で家具や什器・OA機器を購入する場合、レイアウトプランをもとにリストアップ、見積り依頼を行い、発注していきます。
コピー機、FAXなど、リース用品などを検討する場合も、見積もりを依頼・比較し、早めに発注先を決めておくようにしましょう。

「オフィス開設のお知らせ」の発送準備

取引先などへ、オフィス開設のお知らせを送る場合、遅くとも1カ月前までに行います。業務で関わりのある取引先のほか、業者や大切なお客様にも忘れずに案内を送ります。お知らせ漏れがあると、開設後の業務に支障を来す場合もありますから、送り先も漏れがないよう、送付先リストを作成して進めていくようにしましょう。

新しい名刺・印刷物を作成・準備する

会社の住所を記載しているホームページやパンフレット、名刺や封筒、社員証など、作成が必要なものを確認し、リストアップしておきます。
名刺や社員証などはデザインを決めたり、印刷業者とのやり取りも発生します。会社の規模にもよりますが、印刷量が多いと直前に申し込みをしたのでは間に合いません。開設日から逆算して早めに準備するようにしましょう。

オフィス開設の流れ⑦人材募集の準備をする

オフィスの開設にあたって、従業員やアルバイトを採用する場合があります。これまで「雇われる側」だったのに、急に「雇う側」になる人もいることでしょう。そんな方へ、いきなり求人広告を出す前に、やるべき準備とポイントを紹介します。

ほしい人材像を紙に書き出す

どんな人と一緒に働くかは、あなたの事業の成功/失敗にかかわってくる重大な要素です。慎重に採用を進めていきたいものです。
まずは、まだ見ぬ従業員と、あなたとが一緒に働いている姿を思い浮かべましょう。どんな人が思い浮かびますか? その人のイメージや性格、モデルとなる人物をなるべく具体的に紙に書き出しましょう。
少ない人数で一緒に働いていく際に、一番大事なことは、学歴や持っている資格ではなく、「人柄」です。。まずは、どんな「人柄」の人と一緒に働きたいか? のイメージを言語化しておきましょう。

求めるスキルを明確にする

採用する人に任せたい業務内容を考えます。それによって、採用する人物に必要な「スキル」が明確になります。例えば、伝票の入力作業を任せたい場合、計算能力があり、タイプミスをしない人が良いでしょう。お客様との対応を任せる場合は、コミュニケーション能力が必要です。どのような仕事を任せたいかによって、求めるスキルが変わってきますので、できるだけ、お願いしたい業務内容を具体的に書き出し、その業務内容を遂行するために必要な力を考えておきましょう。

雇用形態と採用人数を考える

オフィス開設後の仕事量はどれ位ありそうでしょうか。立ち上げ期はなかなか見えにくいものですが、冒険しすぎず、回せるかどうかの最低人数でスタートするのがいいでしょう。
また、アルバイト、契約社員、正社員といった雇用形態や働き方によって給与の支払いの仕方や、保険加入の有無が変わってきます。アルバイトであっても、正社員と変わらない勤務時間(フルタイム)の場合は、労働保険や社会保険の加入義務が発生しますし、有給休暇を与える必要があります。
仕事の責任の重さや、勤務時間、事業の将来展望などを考えたうえで、どのような雇用形態で何人採用するか決めておきましょう。

人件費のコストを考える

必要人数や雇用形態が見えてきたら、給与をいくらにするかを考えます。必ず守らなければならないのが、最低賃金と言われる、最低限支払わなければならない賃金の下限額です。最低賃金には、地域別と産業別があり、産業別賃金が地域別賃金よりも優先されます。賃金を決める際は、同業種で同じような仕事内容の場合、いくら位を支払っている会社が多いのかを求人サイトなどを参照しながら決めていきましょう。

募集方法や費用を考える

人材の募集と考えると、すぐに「求人広告」に飛びついてしまいがちですが、コストの面からも最終手段にしたいものです。まずは、自分の知人や親せき、身近な知り合いのツテをたどって、イメージに近い人で働いてくれそうな人がいないかを探します。紹介での採用するのは、人柄の面でも安心できますし、コストがまったくかからないため、お勧めです。
次に検討したいのが、アルバイト求人情報を無料で掲載できる大学や専門学校、ハローワークなど。有料で掲載する求人広告は、最終手段と考えましょう。

募集広告出し方のポイント

少しでも多くの人に応募してもらうためには、あなたや一緒に働くメンバーの顔写真や仕事風景などの写真を載せてもらいましょう。応募者にとっては「どんな雰囲気の職場なのか」「人間関係が良さそうか」ということは非常に気になるポイントです。顔が見える事務所、顔が見える会社は、それだけでも応募の敷居が下がりイメージが上がります。
なお、求人広告用の写真撮影がある時は、身だしなみをしっかりと整え、オフィスもきれいに掃除をしておきましょう。若い人を募集している場合、服装(ファッション)も重要です。オシャレでなくともよいので、清潔感のある服装や髪形、そして何よりも笑顔で写真に写るようにしましょう。

いい人材を見極める方法とは?

応募が集まったら、いよいよ選考に入りますが、「自分は見る目があるから面接だけで十分」と思っている人は要注意。書類や筆記試験などをまじえることで、バランスよく、多角的に選考することができ、リスクの軽減につながります。
書類選考のポイント
あなたと応募者との初めてのコンタクトは、履歴書や職務経歴書といった「書類」である場合が多いでしょう。また、求人サイトを利用している場合、メールで応募してくる人も多くなっています。
メールや郵送によるこれらの応募書類には、人材を見極めるヒントがたくさん詰まっています。メールが届いた瞬間から、選考は始まっています。採用側であるあなたも、そのことをしっかりと認識して、書類から読み取れる相手の人となりを厳しくチェックしましょう。

面接選考のポイント

「ほしい人材像」かどうかを確認するために、どのような質問を投げかければよいかをあらかじめ考え、面接シートにまとめておきましょう。
できれば、面接は複数回行いたいもの。面接官も複数いればベストですが、難しければ、あなた自身が2回面接しても良いでしょう。タイミングを変えて2回会うことで、応募者の印象が大きく変わる場合もあります。面接では、応募者を比較検討する意味でも、いくつかは決まった質問を投げかけましょう。
また、中途採用の場合は、前の会社を辞めた理由、転職したいと思った理由を突っ込んで聞きましょう。人のせいにするような人物であれば要注意です。

抑えておきたいオフィス開設のポイント【まとめ】

オフィス開設の流れを計画から、物件探し、オフィス内や人材の準備とフロー形式で紹介してきました。
細かく書いてきましたが、開設でポイントになるのは
 条件と費用(家賃)のバランスがとれた物件選び
 業務効率を考えたオフィスレイアウト
 公的機関への届け出はしっかりと
 共に働く良い人材を確保する
といった項目です。
慣れない手続きや、作業が大変そうだと感じるものは、プロに依頼するのもひとつの方法です。
自分にできること、できないこと把握し無理のなプロジェクトにしたいですね。理想のオフィスを実現し、さらなる事業の発展に繋がるよう計画していきましょう!

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