オフィス移転時のチェックリスト25【引っ越し準備~書類提出まで】

オフィス移転は会社の一大イベントです。個人の引越しとは違い、移転スケジュールの作成や物件探しなどやるべきことが膨大になります。
この記事では、オフィス移転が決まったらやるべき引っ越し手続き~移転前後に必要な書類の提出方法を、25のチェックリストでまとめています。移転準備を段取りよくスムーズに進められるよう、参考にしてくださいね。

オフィスの移転が決まったらやるべき引っ越し手続きと注意点

1.現オフィスの解約手続き

オフィス移転が決まったら、現オフィスを解約する手続きを進めましょう。退去する6カ月前に、オーナーやビル管理会社へ解約通知を出すことが一般的です。ただし、スモールオフィスの場合などは3カ月前の場合もありますので、敷金や委託金の返却時期と併せて事前に賃貸契約書の内容を確認をしておきましょう。
あわせて新オフィスの入居可能時期の確認も必要です。 新築ビルへ移転する際は、特に入居可能時期の確認は重要です。現オフィスの解約までに入居できるかどうかの確認は、見学の段階からしっかりと確認しておきましょう。

2.現オフィスの原状回復工事の手配

現オフィスを明け渡すまでに、原状回復する工事が必要です。指定業者の有無の確認し、特になければ、自分たちで工事業者を探す必要があるため、解約手続きをする際にオーナーやビル管理会社に確認しましょう。
費用の目安や、原状回復の範囲をオーナーやビル管理会社と確認したうえで、業者に見積りを依頼します。例えば、床の一部が汚損している場合、その部分だけの修繕か、全面張り替えかによって費用は大きく変わります。後でトラブルにならないよう、しっかりと確認しましょう。
原状回復工事は特約がない場合、民法により「明け渡しの期日まで」に行うとされていますので、それに合わせ業者に工事を依頼します。移転2カ月前までを目安に発注を済ませておくとスムーズです。

3.引っ越しの見積もり依頼〜打ち合わせ

移転先オフィスが決まったら、引越し業者に見積もりを依頼します。コストを抑えるためには、一社ではなく複数の業者に見積り依頼し比較します。価格だけではなく、何をしてくれるのか、何をしないのかをしっかりと確認することが比較のポイントです。例えば、廃棄物の引き取りが可能かどうか。などは、多少割高でも別会社に依頼する手間やコストを考えれば安く済む場合もありますので、しっかり確認しておきましょう。

また、引越し業者さんは実際に物量を見ないと見積書を出せないため、打合わせの日程が必要です。
打ち合わせの際には、移転先オフィスに持っていく荷物量や、搬入・搬出の経路、引越し当日のスケジュールなど確認したい内容を事前にまとめておくとスムーズです。
引越しを依頼する業者が決まれば、現オフィスと移転先オフィスの管理会社への作業届を早めに提出しておきましょう。

4.インターネット、電話回線の引っ越し依頼

オフィス移転が決まったら、現在契約しているインターネット会社に連絡をし、移転日を伝え依頼します。工事のスケジュールなど打ち合わせが必要ですので、日程に余裕を持って行いましょう。
インフラ周りの内容は、知識がないとやり取りが難しい場合がありますので、その場合は社内の詳しい人に対応してもらうとスムーズに行えます。

移転先オフィスの準備とチェックリスト

5.レイアウト図の作成とオフィス家具の選定〜発注

新オフィス内のワークスペース、会議室、社長室、応接室、休憩室など必要なスペースのレイアウトを決めていきます。ポイントは、働きやすい動線作りと十分なスペースの確保です。
1人当たりのワークスペースは3〜5坪が目安、動線の幅はイスと背面の壁やデスクの間を通ることを考慮して「4.5m〜1.2m」、会議室の動線ならレイアウトにもよりますが「4.5m〜7m」くらいが目安です。
新オフィスのレイアウトが決まったら、それにに合わせた、家具の選定、見積り依頼を行い、家具の発注を行います。

6.取引先へオフィス移転のご挨拶準備

オフィス移転のご挨拶は、はがきでもメールでも差し支えありません。取引先の社風などを考慮して使い分けるといいですね。1ヶ月〜2週間前に取引先にお知らせできている状態にするのがマナーです。その際、「◯月◯日に移転後の住所になります」と移転日をわかりやすく伝えましょう。

7.ホームページやメールの住所変更準備

移転先オフィスの住所に変更する準備を行います。ホームページなどのメンテナンスを外部に委託している場合は委託先に連絡し内容を相談し決めていきましょう。
メールの署名欄の住所も変更漏れが起こらないよう、社内で変更ルールを決めておきましょう。

8.移転先の住所が記載された印刷物、社判などの発注

オフィス移転後、名刺やパンフレット、社判なをすぐに新しい住所が記載されたものに差し替えられるよう準備しておきましょう。移転先住所がわかり次第、早めに発注しておきます。

オフィス移転に伴う変更変更手続きチェックリスト

9.設備、リースなどの契約変更手続き

OA機器以、複合機などリース契約しているものがあれば、移転が決まり次第リース会社に連絡して移転の旨を伝えましょう。移転先オフィスへの運搬をこちらで行っていいかや登録内容の変更でどんな手続きが必要かなど確認します。

10.事務用品購入サイトなど登録情報変更

事務用品の発注やウォーターサーバーのお水の発注など普段オフィス内で利用している発注時のお届け先の変更を忘れず行っておきましょう。うっかり旧オフィスの住所宛に発注してしまった、とならないよう、インターネットや電話などで住所変更を行います。

11.クレジットカードの登録情報変更

登録内容変更の手続完了まで時間がかかる場合が多いため、オフィス移転が決まったら早めにクレジット会社に連絡し、必要書類の請求や添付書類の準備をすすめます。
手続き方法は、インターネット、コールセンター、郵送となどカード会社によって様々です。本人確認が必要となる場合があるので、クレジットカードの名義人もしくは本人確認するときに取次ぎができる状態で手続きを行いましょう。

12.銀行口座の登録情報変更

銀行窓口やインターネットで銀行口座の登録変更を行います。届出の期限は移転後すぐであれば問題ありませんが、届け出に必要な書類がありますので、早めに準備しておきましょう。
提出書類:通帳、口座のお届印、移転後の登記事項証明書、社判、窓口に行く人の本人確認資料(運転免許証など)

13.社会保険以外の各種保険の変更

保険会社、保険の種類、証券番号、被保険者をリストアップして、各保険会社に変更を依頼します。
こちらも手続き完了まで時間がかかるのでオフィス移転が決まったら早めに保険会社に連絡をし、手続き方法や添付書類などを確認して準備していきます。

【移転前】に提出する各種届出書のチェックリスト

14.郵便物届出変更届

提出先:移転前の受持郵便局
提出方法:持参、オンライン申請

提出期限:移転前
窓口で提出する際に、社員証や健康保険証など届出人と会社との関係が分かるものが必要です。

15.防火・防災管理者選任届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出方法:正と副の2部を持参
提出期限に定めはありませんが、移転先オフィスの管理会社に提出が必要ですので速やかに届出ましょう。防火・防災管理者に専任された方は講習を受講する必要があるか確認し、必要であれば講習の申込みも行います。

16.防火対象物工事等計画届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出方法:持参
提出期限:内装工事開始の7日前
天井まで達する高さのパーテーション設置や床の貼替えなど移転先オフィスの内装造作工事を行う際に、提出が必要な書類です。

17.消防計画作成(変更)届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出方法:正と副の2部を持参
提出期限:オフィス移転の7日前
新しくオフィスを借りて使用する時に必要な届出です。届出書は管轄消防署の書式のものを使用して提出します。

18.対象物使用開始届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出方法:正と副の2部を持参
提出期限:オフィス移転の7日前
新しくオフィスを借りて使用する時に必要な届出です。届出書は管轄消防署の書式のものを使用して提出します。

【移転後】に提出していく届出書のチェックリスト

19.本店移転登記

届出先:移転前の管轄法務局
届出期限:移転後2週間以内
同一管轄法務局区内に本店を移転する場合:3万円/管轄の法務局が変わる場合:6万円の収入印紙が必要です。

20.異動事項に関する届出

届出先:移転前と移転後の管轄税務局
提出方法:持参、郵送、e-Tax
届出期限:移転後速やかに

21.健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届

届出先:移転前の管轄年金事務所
提出方法:持参、郵送、電子申請
届出期限:移転後5日以内

22.労働保険名称、所在地変更届

届出先:移転後の管轄労働基準監督署
提出方法:持参、郵送、電子申請
提出期限:移転後10日以内

23.労働保険関係成立届

届出先:移転後の管轄労働基準監督署
提出方法:持参、郵送、電子申請
提出期限:移転後10日以内

24.労働保険保険料申告書

届出先:移転後の管轄労働基準監督署
提出方法:持参、郵送、電子申請
提出期限:移転後10日以内

25.雇用保険事業所各種変更届

提出先:移転後の管轄職業安定所
提出方法:持参、電子申請
届出期限:移転後10日以内

オフィス移転をスムーズにすすめるために

オフィス移転は通常業務とは別に、これらの準備を並行して進めていかなくてはなりません。やるべきことがたくさんあって大変な印象ですが、チェックリストで作業を整理して進めていけば、やるべきことが明確になり、手続きの漏れも少なくなります。
しかしスケジュールにも配慮することも考えると、なかなかすべての移転準備を自社で行うのは難しいと感じた場合もあるかもしれません。その場合はオフィス移転業務を一括して請け負う業者へアウトソーシングするのもひとつの方法です。無理のない引っ越し計画で、スムーズなオフィス移転を実現させましょう。

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