【オフィス移転のお知らせメール】送り方の基本とすぐに使える文例まとめ


オフィスを移転をする場合、取引先などお世話になっている人や企業へ移転の内容をお知らせするのは必要不可欠です。
ここではオフィス移転の内容を案内するときのマナーや、お知らせメールの書き方、そのまま使えるメールの例文を紹介していますので、ぜひオフィス移転の準備にご活用ください。

オフィス移転をお知らせするタイミングは?準備はいつから?

オフィスの移転が決まれば、取引先やお客様への案内を準備をしていかなくてはいけません。ではお知らせするタイミングはいつ頃がよいのでしょうか。
取引先へは、毎月の請求書などが移転後のオフィスに届くよう、1か月前くらい~遅くても2週間前にお知らせできるようにしましょう。
移転するオフィスが決まれば、それに伴う手続きや準備などで日々慌ただしくなり、ついついお知らせする準備を後回しにしてしまいがちに。しかし移転のお知らせを丁寧にするのとしないのとでは相手に与える印象や信頼関係が大きく変わってきます。
オフィス移転のお知らせには、文書の作成や送り先の整理や確認が必要です。案内文をはがきで送る場合などは印刷の手配も必要になってきます。案内準備には余裕を持って、移転日の2~3ヶ月前から取り掛かることをおすすめします。

移転のお知らせはメールで良いの?ハガキ?FAX?

取引先への移転のご案内は、ハガキや封書などの手紙、FAX、メールなど様々な方法で送ることができますが、どのような形式で送るのが良いのか考えてしまいますね。
ハガキで送ることが一般的とされていますが、最近ではメールで送るケースが増えています。
しかし事務所移転の案内は、会社設立時と同様、案内状を送付するのが礼儀だと捉える考え方もあります。メールだと相手によっては非礼な印象を与えることがあることも知っておきましょう。
またメールで案内を送る場合、相手によって使い分けることも大切です。例えば、親しい取引先へはハガキや封書で送る、経理などの実務担当者にはメールやFAXで送るなど、相手に合わせてお知らせする手段を変えるのも一つの方法です。

いずれの場合も、ただお知らせを送るだけではなく、取引先の担当者に電話や訪問してもらうなどのフォローを入れてもらうことによって、相手の印象に残りやすく確実に伝えることができます。
また、コーポレートサイトで移転のお知らせを出すなど、広範囲にご案内することも忘れないようにしましょう

オフィス移転のお知らせメール【基本】のマナーと書き方

移転のお知らせをメールで送るときのマナー

メールでオフィス移転をお知らせする場合は、季節の挨拶を使用しないため、ハガキの場合と比べてあまり堅苦しくない印象になります。取引先やお客様にメールでお知らせする場合はとくに丁寧に、感謝を込めた文面にすると良い印象になります。メールでの案内は、あくまで「略式」ということを忘れず、日頃のやり取りとは違った、礼儀正しく丁寧な文面を心がけるのがマナーです。

件名の書き方

件名を一目見ただけで、メール本文の用件がわかるような簡潔なタイトルで送るのが、ビジネスメールの基本。それはオフィス移転のお知らせメール送る時も同じです。すぐにその内容が分かるような、以下の件名がおすすめです。
・件名:事務所移転のお知らせ
・件名:本社移転のご案内
・件名:〇〇支店 移転のお知らせ

メール宛名の書き方

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。
オフィス移転など形式的な挨拶メールを送るときは、相手の会社名や部署名を正式名称で丁寧に書き記すのが基本です。お知らせのメールを送る相手にそれぞれ送信するのか、複数人に一斉送信するかによっても宛名の書き方が変わるので以下を参考にしてください。

送信相手書き方の例
一人会社名→部署名→役職名→氏名→敬称(様)の順に明記する
複数人取引先各位・お客様各位

 

オフィス移転のお知らせメール【本文】の書き方

①日ごろの感謝とお礼の挨拶

宛名を明記した後は、以下のような、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。オフィス移転をお知らせするメールでは、普段やりとりしているメールよりも、丁寧な言い回しを用いることがマナーと心得ておきましょう。
・お世話になっております
・平素より大変お世話になっております

②オフィスの移転をお知らせする

挨拶文を記載した後は、メールの用件である移転のお知らせ内容を書き記します。以下の文例を参考に、簡潔に一文で伝えましょう。
この度当社は〇月〇日をもちまして、下記に移転することが決定致しました。
上記のようにまずは本題を伝えます。移転先の詳細については文中で述べる必要はありません。詳細の書き方は後述します。また、オフィス移転のお知らせを明記した後は、以下のような移転後も努力を惜しまず業務に取り組む前向きな意思を記す文にすると良いでしょう。

・これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。
・これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。
・これを機に皆様のご期待にお応えできるよう、鋭意努力いたす所存でございます。

③オフィス移転先に関する詳細をわかりやすく書く

オフィス移転のお知らせメールで最も重要な部分は、移転先の新住所や電話番号などの詳細情報です。また【移転日】も明確に記しましょう。移転日が不案内だったために、お客様が引っ越し前の事務所に訪問してしまった・・・というような事態があってはなりません。
記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意した上で、記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

【新住所】:郵便番号・住所・ビル名を省略せずに書く
    最寄り駅やアクセス方法を簡単に記載しておくと親切
    地図を添付しておくと親切
【電話番号・FAX番号】市外局番から明記する、書き間違いに注意する
【移転に伴う休業日】:休業日が発生する場合は明記
【新事務所での営業開始日(移転日)】:日時を書く

④今後の関係維持をお願いする結びの挨拶

移転をお知らせするメールの最後は、今後とも変わらぬご愛顧をお願いする一文で締めくくりましょう。例文は以下の通りです。
・今後とも変らぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。
・今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
・移転先は交通アクセスの良い立地ですので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りくださいませ。

 

すぐに使える例文!「オフィス移転のお知らせメール」

ここからは、実際のオフィス移転をお知らせするメールの文例をご紹介していきます。そのまま使えるテンプレートをご用意しましたので、参考にしてくださいね。

件名:事務所移転のお知らせ
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社▲▲の▲▲と申します。
この度当社は平成〇〇年〇月〇日をもちまして、
下記に移転することとなりました。

これを機に、皆様のご期待にお応えできるよう
鋭意努力いたす所存でございます。
今後ともご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます。

■新住所
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 見本ビル3階
地下鉄〇〇駅〇番出口 徒歩○分
※添付の地図をご参照ください

■電話番号
TEL:00-0000-0000

■FAX番号
FAX:00-0000-0000

■移転に伴う休業日
〇月〇日(〇)〜〇月〇日(〇)

■新事務所での営業開始日
〇月〇日(〇)午前9時

なお、旧電話番号・FAX番号は〇月〇日まで
連絡可能でございます。

メールでのご案内となり恐縮ではございますが
取り急ぎご挨拶申し上げます。

==================
株式会社▲▲
営業部 ▲▲
Mail:
HP:
Tel/FAX:
==================

 

オフィス移転のお知らせをメールで送るときの注意点

送信エラーのメールがないか当日中に確認する!

メールを一斉送信をした際によくあるのが、送信先の1つから「送信エラー」で戻ってきてしまうケースです。この送信エラーメールをチェックしておかないと、送信エラーで戻ってきたアドレスには「移転のお知らせ」が届いていないことになってしまいます。それが例え1つだけだったとしても、相手には失礼な印象を与えてしまいます。案内ミスが起こらないよう、送信して終わり!ではなく、当日中に受信ボックスをチェックして、戻ってきたメールがないか確認しましょう。

メールの宛先リストは余裕を持って準備を!

オフィス移転のお知らせメールを送る際、準備で手間取るのが送信先の宛名とメールアドレスリストの作成です。
関係する全部署の社員から宛先のリストをもらわなければならなかったり、全部門への協力をお願いする必要がありますので注意が必要です。宛先リストをまとめたいのに、なかなかリストが集まらない…という状態も想定されるので、余裕をもって早めに依頼するようにしましょう。その際「移転日の1ヶ月前には、移転案内を送信したい旨」も伝えておくことが、リスト回収がスムーズなるポイントです。

オフィス移転お知らせメールは丁寧な文面と早めの準備!

オフィスの移転は会社の大きなイベントの一つです。気持ちを新たにして働くきっかけにもなりますし、日頃からお世話になっている取引先の方々への感謝の気持ちを伝えられる機会でもあります。
ご紹介した書き方やマナー、お知らせメールの例文などを参考に、今後もおつきあいしていただけるような心を込めたご案内をしていただければと思います。
また、オフィス移転直前は、引っ越しや手続きで慌しくなることが多いため、お知らせメールは余裕をもって早めに準備しておくことをおすすめします。

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