【オフィス移転スケジュール】移転計画から移転後のフローを徹底解説!

オフィス移転は、さまざまなタスクが同時に進行する複雑なプロジェクトです。
会社の規模が大きくなったり社員の数が多くなればなるほど、移転のスケジュールも複雑化し連携や調整が必要になります。
ここでは、移転計画から物件探し、契約、移転後のスケジュールを時系列で紹介しています。スケジュールにあわせて注意点やポイントも解説していますので、オフィス移転を計画する際の参考にしてくださいね。

移転計画の立案は移転6ヵ月以上前からスタート!

オフィス移転は想像以上に時間や手間がかかるものです。移転直前になってから慌ててしまうことのないように、準備は6カ月以上前からスタートさせるのがベストです。
まずは現オフィスが抱える課題と移転の目的を明確化していき、そこから物件の条件を設定していきます。
さらに解約予告時期を踏まえた上でオフィス移転日を決定し、大まかな移転スケジュールを作成します。各部門から代表を1人ずつ選んでプロジェクトチームを結成するなどし、チームで取り組むと、社内への連絡もスムーズです。

移転計画①【移転の目的を明確化する】

オフィス移転の計画を進めるにあたり、「何のために移転するのか」という目的を明確にしておきましょう。
まずは、現オフィスの課題点の洗い出します。エリア、内装、レイアウト、賃料など移転の目的を明確にすれば、ある程度移転先の条件を絞ることができるので、新オフィスの物件探しの手間が軽減されます。

【移転の目的例】

固定費(賃料)の見直し
業務効率の向上
業務の拡大
社員数の増加
企業イメージの向上
オフィス環境の改善

移転計画②【移転先の条件を設定する】

オフィス移転の目的が明確になれば、次に移転先の条件を設定します。移転目的の実現にはどの条件を優先すべきか、順位をつけておくことで物件を絞るときに役立ちます。

【移転先オフィスの条件例】

立地 交通利便性・周辺環境・エリアイメージ
面積 人事計画に基づいた1人当たりのスペース
予算 固定費・ランニングコスト
設備・管理 業務上必要な設備、セキュリティ体制
希望移転日 など

移転計画③【大まかな移転スケジュールを作成する】

移転希望日をもとに、必要な作業・スケジュールの整理を行い大まかなスケジュールを作成します。
オフィス移転には、様々な工事や作業がつきものなため、はじめから詳細なスケジュールを組むのはなかなかむずかしいのです。
大まかな移転スケジュールを作成することで、現オフィスの解約予告を出すタイミングを計ります。解約予告を出すタイミングで、現オフィスの退去期限が決定しますので、前後の業務スケジュールも考えて計画する必要があります。

移転計画④【移転コストを計画】

オフィス移転のコストを考える際には、移転先の物件家賃や、新しいオフィスの内装工事費用に目が行きがちですが、その他にも引っ越しに伴う費用や、現オフィスの「原状回復工事」費用も念頭に置いて計画しておかなければなりません。原状回復にもそれなりの金額がかかるので、保証金の返還とともに移転コスト全体を考えるきには必ず把握して計画しておく必要があります。

移転計画⑤【現オフィスの解約予約】

オフィス契約解除の際には、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。解約予告は普通借家契約の場合、通常6ヶ月または3ヶ月前に書面で提出しますが、間違いのないよう、契約書内容を事前に確認してから進めるようにしましょう。

移転計画⑥【現オフィスの原状回復を確認】

現オフィスを明け渡しの際には、原状回復する必要があります。たとえば「原状に復した上で、本件建物を明け渡す」 「躯体に関するものを除く、壁、天井、床等に対する修理は借主が負担する」といった、どのような状態で貸主に返すべきなのかが具体的に賃貸借契約書に明記されていますので、確認してください。
契約書内容や、オーナーやビル管理会社と直接明け渡しの条件を確認した上で現状回復工事の見積もりを取るようにします。なぜなら、例えば床の一部が汚損している場合、その部分だけを修繕するのか、全面張り替えるのかによって費用は大きく変わってきます。後でトラブルになりますのでしっかり確認します。

移転6カ月前:新オフィスの物件探しと移転先の決定!

移転計画が進んだら、移転6ヶ月前をめどに移転先の物件を決めていきます。まずはオフィス市況や情報収集を行い移転先エリアの候補を絞ります。その後条件にあわせて物件をピックアップし比較検討しながら決定していきます。物件の見学では設備や安全面も含め、気になる点はしっかりチェックしたいですね。

移転先の選定①【市況の把握と情報収集】

オフィス市況を正確に把握しておくことは、移転先オフィスを選定する際に非常に重要です。移転目的や移転先の条件の妥当性を判断するのに役立つほか、移転日の決定やビルオーナーと条件交渉を行う際にも役立ちます。

移転先の選定②【移転先の現地調査】

【立地・場所】
業種にもよりますが、オフィスを構える場所が企業のブランディングにつながるということを意識します。
【交通面】
社員の通勤時間や交通費、主な取引先へのアクセスに配慮し、アクセスが悪い場所は避けましょう。社員の健康や業務効率の悪化を招く可能性があるうえ、固定費増加の原因にもなります。
【周辺環境】
頻繁に利用する銀行、郵便局、役所などが近くにあるかどうかはもちろん、オフィス内に社員食堂やお弁当を食べるスペースがない場合は、オフィス近くに飲食店が多いかどうかなどのチェックが必要です。

移転先の選定③【オフィスプランニング】

移転先が決定してから、オフィスのレイアウトを決めればいいんじゃないの?と思いがちですが、そうするとレイアウトは案外うまくいかず、結局無駄なスペースが生まれたりしてしまいます。そうならない為にも、オフィスプランニングは移転先の検討に入る前か検討中の早い段階で進めることがポイントです。
1人当たりのワークスペースの目安は10~13㎡ですが、オフィスの規模や固定的を持たないフリーアドレスなどにより大きく異なってきます。現オフィスの現状把握と分析をしっかり行って、オフィスプランを練った上で移転先を探しましょう。

移転先の選定④【物件探し・比較検討】

現地調査を行い移転先候補が絞れたら、広さ・賃貸料などの条件を設定し物件データをピックアップして比較検討をしていきます。その際は、移転計画で明確にした移転の目的を軸に物件を絞り込んでいくのがポイントです。
オフィスの環境は仕事の質を大きく左右します。移転の目的がコスト削減だったとしても、環境面に十分に留意して物件の選定を行いましょう。
また、オフィスの移転は、通常の住居移転に比べ保証金や権利金、更新料、不動産手数料などで入居コストが高額になる場合がありますので、事前に確認し、移転資金として準備しておくようにしましょう。

移転先の選定⑤【物件見学】

気になる物件が見つかれば、見学を依頼しましょう。物件見学は基本的に現地集合・現地解散で行われます。現地で質問したいことを事前にチェックリストでまとめておくことで、漏れを防ぎスムーズに見学できます。

【見学時のチェックリスト】

□利用時間の確認(24時間利用可能であるか)
□電話回線は何本あるのか ひけるのか
□ネット回線はどれだけあるのか 固定IPは取得可能か
□電気検針が、電機会社直接なのか 管理会社検針なのか
 (水道はオフィスの場合共益費に含まれることが多い)
□空調は全館空調なのか 個別空調か
□OA式フロアは配線埋め込みなのか
□造作(内装壁)の確認(本来壁のなかった場所へ仮設で作られている場合あり)
□サイン・看板代金 テナントビルの表に5階○○株式会社 と表示している場合などに請求される場合がある。 (一回支払えば終わりなのか、毎月___円なのか)

【設備・管理面の確認ポイント】

新しいビルであれば問題ありませんが、古いビルの場合、電気容量が低い場合があります。オフィス移転後に容量不足がわかっても工事に大きな手間がかかりますので、物件を選ぶ際に事前に管理会社に確認しておきます。また、ビルによっては決まった時間にすべての電源が落とされるといった物件もあるため注意しましょう。
車を使う場合は駐車場の有無、使用可能時間の確認が必須です。駐車場の賃料とあわせての確認をしましょう。

トイレや給湯室など共用部の使い勝手や、監視カメラや警備員の配置などのセキュリティ対策も必ずチェックしておきます。物件の選定に合わせて、オーナーの信用調査も行っておくと後のトラブル防止につながります。

移転先の選定⑥【物件を契約する】

気になる物件の比較と見学を重ね、移転先にふさわしい物件がみつかれば、いよいよ契約に進みます。

【賃貸借契約の手順とポイント】

1.入居申込書の提出
2.重要事項の説明
3.預託金の支払い
4.契約書に押印
入居申込書を提出後、ビルオーナーによる信用調査が行われます。入居の承諾が出れば、重要事項の説明を受け、契約の締結を行います。契約時には必要な書類がありますので、準備が必要です。契約後のトラブルを避けるため、押印するまでに契約書の条項すべてをチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者等に納得のいくまで相談しましょう。

【契約時チェックリスト】

□入居日
□連帯保証人の有無確認
□退去する時の明渡し期日
□管理会社に提出する書類の確認
・会社概要
・登記簿謄本の写し
・経営審査事項の写し

移転5カ月前~4カ月前:移転先オフィスの準備・内装工事

物件が決まれば、いよいよ移転先の準備です。
移転の5カ月前からはオフィスの内装やレイアウトの決定をします。内装やレイアウトは社員のモチベーションアップや企業のブランディングにもつながるので、特にこだわってじっくり検討したいですね。

また、新オフィスを構築する上で、特に気が抜けないのが内装や電気・通信など工事に関する作業です。いずれも、新オフィスのコンセプトや、移転スケジュールに大きく影響するものです。しっかりとタスクを把握したうえで、余裕をもって進めるようにしましょう。

移転先の準備①【オフィスレイアウトの決定】

移転先オフィスが決まったら、部署ごとに必要なスペースの洗い出します。
エントランス、会議室、応接室、休憩室、収納庫など執務室以外の配置 来客者と従業員が共有する場、従業員のみが利用する場の2つに分けて配置を考えます。
生産性を高めるためには、動線の確保、什器やOA機器の配置はどうするのかなどレイアウトをしっかりと設計する必要があります。専門業者のアドバイスを参考にしつつ、具体的なレイアウトプランを決定しましょう。

移転先の準備②【内装工事の依頼・打ち合わせ】

デザインレイアウトが決まれば内装工事に取りかかります。内装・レイアウトを具体的に決定するのと同じタイミングで、内装業者の選定も済ませておきます。移転の3カ月前までには内装工事に着手し、1カ月前には工事が完了している状態がベストです。打ち合わせでは、移転目的に合わせたレイアウトになっているか 企業イメージにマッチしているかなど、内装工事が始まる前にもう一度、しっかり確認していきましょう。

【内装工事中確認チェックリスト】

□連絡は担当者を決め、工事当日まで定期的に行う。
□セキュリティ/電気/通信/空調工事との調整 内装工事と電機関連、空調関連の工事日がバッティングしないように確認
□間仕切りや内装に消防法上の問題がないか 内装工事業者立会いのもと、図面と相違がないかを確認
□途中、レイアウトに変更や追加があった場合などは必ず確認する
□電源が取りやすい位置にあるか 入居前に確認、必要であれば追加
□収納スペースは十分か 発注した家具と届いたものでサイズの相違はないかを確認
□確認工事の段階で追加費用がないかどうかを確認し、最終的な費用を明確に

移転先の準備③【家具や什器の発注】

できるだけコストを抑えてオフィスを移転させたい、そのためには使える什器は再利用したいと考える方も多いと思います。しかし再利用が移転先オフィスの生産性を低下させるようであれば、思い切って什器を新調することを検討しましょう。
新規で家具や什器・OA機器を購入する場合、レイアウトプランをもとにリストアップ、見積り依頼を行い、発注していきます。
コピー機、FAXなどのリース用品は、移転後もリースを継続するのか、新たなものに交換するのかを決めておきましょう。
新たな家具の発注をすると同時に、必要なくるもの、廃棄する家具もリストアップし、業者に見積り依頼を行いましょう。

移転3ヶ月前:現オフィスを整理し、引っ越し準備をスタート!

移転の3ヶ月前を目安に、物品の整理やインフラ工事の手配をスタートします。また引っ越し業者も選定し見積もりを依頼します。面倒な作業はついつい後回しにしてしまいがちですが、余裕を持って移転するためにも前もって準備を進めていけるようにしたいですね。

引っ越し準備①【引っ越し業者の選定・打ち合わせ】

引越し業者の選定 コストを抑えるためには、一社ではなく複数の業者に見積り依頼を行うのがポイントです。
作業内容の確認 見積りを確認するポイントは、価格だけではなく、何をしてくれるのか、何をしないのかをしっかりと確認することです。
廃棄物の引き取りが可能かどうか 効率よく引っ越しを行うには、引っ越し業者が廃棄物の引き取りまでを行ってくれるかどうかが重要なポイントです。多少割高でも、別会社に依頼する手間を考えれば安く済む場合もあるので、必ず確認しましょう。

引っ越し準備②【物品整理・荷物を減らす】

現在のオフィスから移転する物品、廃棄する物品を選別します。、具体的にはOA機器、家具や什器、備品などの整理や処分を検討します。
移転先オフィスに合わせて什器などを新調すれば、現オフィスで使っているものは処分する必要があります。
自治体により廃棄ルールや手順が異なります。もし品目が多岐に渡ったり数が多いようであれば、専門業者に任せるなど検討しましょう。
それに単なるゴミ出しと違って廃棄物の処理には資格が必要です。無資格で不適切な処理をすれば企業の責任問題にもなってきますので十分注意が必要です。

また、再利用できそうな家具や什器などはリサイクルショップに相談して引き取ってもらえたり、買い取ってもらえる場合もあります。

引っ越し準備③【各種工事手配】

顧客、取引先、社内など、業務コミュニケーションにおいて電話、FAX、インターネットといった通信インフラは不可欠です。引越し時には一旦停止せざるを得ませんが、引越し後にすぐ使えるよう手配しいておく必要があります。
また、オフィス移転に伴いインターネット回線の種類が変わったり、電話回線が増減したりすることもめずらしくありませんので、電気や電話、インターネットなどインフラ整備工事は不可欠です。
特に、電話の工事は時期によって混み合い、手続きに1カ月程度の時間を要することもあります。移転までに必要な設備を用意できるよう、早めの手配が大切です。
また、現在加入の電話回線から契約を変更すると料金がお得になる場合などもあるでしょう。移転のタイミングで切り替えることも検討するのもいいかもしれません。

2カ月前:移転スケジュールの詳細を決定!いよいよ移転作業開始!

引っ越し準備も進み、いよいよ移転作業のスタートです。まずは社内で細かい移転スケジュールを共有し、移転作業にともなうルールやマニュアルも決めていきます。また移転先オフィスで使用する予定の印刷物などの手配にとりかかり、取引先などへの案内状の準備も進めます。

移転作業開始①【社員への移転スケジュールの確認】

移転作業の全体のスケジュール確認を、移転の1カ月前までに行います。
移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成 社員個人、部単位でそれぞれ移転する物品、残しておく物品、廃棄物のリストを作成します。
データのバックアップ 引っ越し業者でデータバックアップサービスがない場合、自分たちで行うのは大変なので、専門業者に依頼することをおすすめします。

移転作業開始②【梱包作業・マニュアルの準備】

引越し準備では荷物の梱包方法などを記したマニュアルを用意しておくことがポイントです。一定のノウハウを共有することで社員が作業しやすくなり、スムーズに引っ越し準備を進めることができます。ワレモノや精密機器の梱包方法は特に注意して情報を共有しましょう。
通常、引っ越し業者から事前に梱包材が送られてきます。 荷物の量にもよりますが、通常の業務と並行して引っ越し準備を進めることを考えると、使っていないものから少しずつ梱包作業を開始していくことをおすすめします。

移転作業開始③【移転案内の発送準備】

取引先などへの移転挨拶は移転の2カ月前を目安に、遅くとも1カ月前までに行います。業務で関わりのある企業のほか、取引銀行や業者にも忘れずに案内を送ります。挨拶漏れがあると移転後の業務に支障を来す場合もありますから、送り先も漏れがないよう、送付先リストを作成して進めていくようにしましょう。

移転作業開始④【印刷物の表示変更準備】

会社の住所を記載しているホームページやパンフレット、名刺や封筒、社員証など、住所変更が必要なものを確認し、リストアップしておきます。
名刺や社員証などはデザインを変更して全社員分を新規に発行する必要があるため、印刷業者とのやり取りも発生します。会社の規模にもよりますが、印刷量が多いと直前に申し込みをしたのでは間に合いません。移転先が決まった段階から取り組みはじめ、業務に支障が出ないよう早めに準備にします。

1カ月前~当日:移転手続きの準備・新オフィスのルール作り

移転1カ月前からは、移転に伴う各種届出書の提出準備を進めなくてはなりません。漏れがないよう、期日や提出先をしっかり確認しましょう。引っ越し準備は進捗をしっかり確認して、遅れている箇所はフォローしながら引っ越し当日に間に合うよう進めましょう。

移転直前準備①【各種届出の準備】

オフィス移転をする場合、法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所(ハローワーク)、労働基準監督署、消防署、郵便局、警察署などの公的機関への届け出が必要です。
それぞれ届出期間が異なっており、労働基準監督署や公共職業安定所は移転後10日以内の提出期限があります。提出は移転後ですが、引っ越しの片付けなど忙しくなることはわかっていますので、事前に必要書類を準備し、移転後速やかに提出できるようにしておきます。
(必要書類と提出先、提出期限はあとの「移転後」の項目で紹介しています。)

移転直前準備②【新オフィス運用ルールの作成】

移転後はさまざまな変更点があるため、社員から逐一質問が発生してオフィスが混乱し業務に支障が起きてしまいます。そうした事態を避けるためにも、わかる範囲で新オフィスの運用ルールを作成しておきます。また、オフィスルールは社員が安全に、快適に、効率よく仕事するうえで重要ですので、しっかり運用していきましょう。

【新オフィス運用ルールの例】

ビルの入退館ルール
鍵や社員カードの管理方法
駐車場、給湯室、会議室、応接室の利用ルール
郵便や宅配便に関するルール
空調などの運転条件
ゴミの処理方法・分別ルール
喫煙所利用のルール   など

【鍵の管理に注意】

オフィスが変わることで必要な鍵の数や種類も変わってきます。そこで無用な混乱、紛失などをを避けるためにも、事前に何種類の鍵がありそれぞれを誰が管理するのか、どこに保管するのかまできっちり明確にしておくことが大切です。

移転直前準備③引っ越し当日

現オフィスからの搬出と移転先オフィスへの搬入準備が整ったらいよいよ引越し開始です!引っ越し当日は、「誰が何をやるか」という作業分担を事前に決めておくとスムーズです。
また、移転当日は旧オフィス、新オフィスの立会いを忘れず行いましょう。旧オフィスには荷物の積み残しがないか。新オフィスでは、搬入時にトラブルがないかを確認します。

【引っ越し当日の確認リスト】

□引っ越しスケジュール最終確認
□荷物用エレベーターの確認
□作業可能時間の確認
□社内の作業割り当て
□ビル管理者との打ち合わせ
□残留物・廃棄物リスト作成

移転後:移転届提出と原状回復工事で完了

引越しが終われば心機一転、移転先のオフィスでの仕事に取り組みたいところですが、後々問題が発生しないよう、確認しておかなければならない事項があります。移転後に提出する届や退去後のオフィスの原状回復工事を終えて、はじめてオフィス移転が完了したといえます。

①移転後に必要な届出一覧

<法務局>
移転日から2週間以内
本店または支店の移転登記の手続きを、旧支店所在地の担当局で行う
従前と異なる管轄区域に移転する場合、旧所在地の担当局を経由して、
新所在地の担当局においても手続きをする必要があるので、提出書類等について事前に問い合わせる
本店移転の場合で支店があるときは、支店所在地の担当局においても手続きをする必要があるので、提出書類等について事前に問い合わせる
「定款の変更」(本店移転)、「取締役会等における移転時期及び具体的所在地の決定」、「同一商号の調査」等の手続きが必要
詳細は、登記申請を担当する司法書士に確認すること

<税務署>
「異動届出書」新・旧それぞれの納税地所轄税務署へ、移転手続完了後の登記簿謄本を添えて提出
提出期限:移転後遅滞なく

「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」を新・旧それぞれの納税地所轄税務署へ提出
提出期限:移転日から1ヵ月以内

<地方税務事務所>
「異動届出書(※)」を移転前および移転後の地方税務事務所に、移転手続完了後の登記簿謄本を添えて提出
※各都道府県・市町村により提出期限が異なる

<社会保険事務所>
「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届」等を旧社会保険事務所へ提出
提出期限:移転日から5日以内

<労働基準監督署>
「労働保険名称、所在地等変更届」や、他都道府県に移転する場合は「労働保険関係成立届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」等を提出
提出期限:変更日の翌日から10日以内

※移転のケースや場所によって、提出書類や提出期限が異なるので、事前に問い合わせが必要
※労働保険事務組合に加入している場合は、組合の手続きも必要

<公共職業安定所>
労働基準監督署の手続きの後「雇用保険事業主事業所各種変更届」
提出期限:変更日の翌日から10日以内

その他金融機関(銀行や郵便局)やクレジットカードの住所変更届も必要です。

②移転後の原状回復工事終了、明け渡し

契約上、オフィス物件の原状回復工事は、契約期間内に終了させなければならず、解約日までに工事が終了できなかった場合(手直しなども含め)日割りで家賃が発生する場合もありますので注意が必要です。
原状回復工事の期間として1ヶ月程度必要と考えておくといいでしょう。
照明器具やブラインドの清掃、床の全面貼替えなど、意外と時間がかかる作業が多いので、入居時の工事よりも時間がかかると想定しておきます。
そのため、オフィス移転日(引越し日)の設定は遅くても、解約日の1ヶ月以上前にしておくと安心です。規模が大きければ、さらに期間を空けれるような移転スケジュールを設定しましょう

また敷金保証金の返還はオーナーや管理会社によってことなりますが、退去後数カ月後になる場合もありますので、移転資金は余裕を持って準備するようにしましょう。

スムーズなオフィス移転実現のために【まとめ】

オフィス移転計画から移転後までの流れと全体のスケジュールを時系列で紹介してきました。
細かく書いてきましたが、移転の作業を大きく3つ分けると
 現オフィスの退去
 移転先オフィスの開設
 現オフィスから移転先オフィスまでの引越し
です。これらを段取りよく、結びつけるのが移転担当者の腕の見せどころですね。

オフィス移転はちょっとしたミスが原因で、スケジュールが遅れてしまうことも少なくありません。
トラブルなく移転できるよう、チェックリストでミスを防ぎましょう。
また、日頃の業務も行いながら移転作業も行うことになりますので、スケジュールには常に余裕をもって、行動していくことが移転を成功させるポイントです。

移転作業が大変そうだと感じたら、オフィス移転の専門の業者に依頼するのもひとつの方法です。
自分たちにできること、できないこと把握し無理のない移転プロジェクトにしたいですね。
理想のオフィスを実現し、業務効率や生産性の向上ができるよう計画していきましょう!

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